Lohn- und Gehaltsabrechnung: Ablauf, Pflichten und was ein Lohnbüro übernimmt
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ermittelt jeden Monat, was Ihre Beschäftigten ausgezahlt bekommen, und meldet Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an Finanzamt und Krankenkassen. Ob jemand Lohn oder Gehalt bekommt, ändert am Ablauf wenig: Beim Lohn hängt das Brutto von Stunden und Sätzen ab, beim Gehalt ist es ein fester Monatsbetrag. Den Unterschied im Detail erklärt der Beitrag Lohn vs. Gehalt.
Der Ablauf in jedem Monat
1. Daten sammeln
Am Anfang steht alles, was sich im Monat verändert hat: Ein- und Austritte, geleistete Stunden, Zuschläge, Urlaub und Krankheit, Einmalzahlungen, geänderte Bankverbindungen oder Steuerklassen. Die meisten Fehler in der Abrechnung entstehen nicht in der Rechnung, sondern hier, weil eine Änderung zu spät oder gar nicht ankommt.
2. Brutto ermitteln
Aus Stammdaten und Monatsdaten ergibt sich das Bruttoentgelt: Grundlohn oder Gehalt, dazu Zuschläge, Zulagen und Sachbezüge wie ein Dienstwagen.
3. Abzüge berechnen
Vom Brutto gehen Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ab. Grundlage sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die der Arbeitgeber beim Bundeszentralamt für Steuern abruft (§ 39e EStG). Dazu kommen die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitgeber trägt zusätzlich seine eigenen Anteile sowie die Umlagen, die für seinen Betrieb gelten.
4. Beiträge und Steuern melden und zahlen
Die Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde (§ 23 SGB IV). Vorher geht der Beitragsnachweis an die Krankenkasse. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums abzugeben (§ 41a EStG). Der Zeitraum ist grundsätzlich der Monat; das Quartal gilt, wenn die Lohnsteuer im Vorjahr mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro betrug, und das Kalenderjahr bei höchstens 1.080 Euro.
5. Abrechnung an die Beschäftigten
Mit der Zahlung bekommen die Beschäftigten eine Abrechnung in Textform (§ 108 GewO). Sie nennt mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts. Haben sich die Angaben gegenüber der letzten Abrechnung nicht geändert, entfällt die Pflicht. Welche Angaben im Einzelnen dazugehören, zeigt der Beitrag Welche Angaben gehören auf die Gehaltsabrechnung?
6. Übergabe an die Buchhaltung
Zum Schluss gehen Lohnjournal und Buchungsbeleg an die Finanzbuchhaltung, damit Löhne, Abgaben und Verbindlichkeiten richtig gebucht werden.
Meldungen außerhalb der Monatsroutine
Neben dem Monatslauf gibt es Meldungen, die an bestimmte Ereignisse gebunden sind:
- Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung: mit der ersten folgenden Abrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen (§ 6 DEÜV). In einigen Branchen ist zusätzlich eine Sofortmeldung schon zum Arbeitsantritt vorgeschrieben (§ 28a SGB IV).
- Jahresmeldung zur Sozialversicherung: für alle am 31. Dezember versicherungspflichtig Beschäftigten, spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres (§ 10 DEÜV). Sie entfällt, wenn zum 31. Dezember ohnehin eine Meldung nach §§ 8, 9 oder 12 DEÜV zu erstatten ist.
- Lohnsteuerbescheinigung: elektronisch an das Finanzamt bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres (§ 41b EStG in Verbindung mit § 93c AO).
Eine Übersicht über alle Termine im Jahr gibt der Beitrag Diese Fristen müssen Sie in der Lohnabrechnung beachten.
Was ein Lohnbüro übernimmt und was bei Ihnen bleibt
Ein Lohnbüro übernimmt die Rechenarbeit und die Meldungen: Es rechnet ab, erstellt die Abrechnungen für Ihre Beschäftigten, übermittelt Beitragsnachweise, Meldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen und liefert die Buchungsdaten an Ihre Buchhaltung. Welche Aufgaben ein Buchhaltungsbüro dabei rechtlich übernehmen darf, beschreibt der Beitrag Was ein Buchhaltungsbüro in der Lohnabrechnung leisten darf.
Bei Ihnen bleiben drei Dinge:
- Die Monatsdaten. Stunden, Ein- und Austritte und Änderungen kommen von Ihnen, am besten zu einem festen Stichtag im Monat.
- Die Entscheidungen. Wer wie viel verdient, welche Zulagen es gibt und wie ein Vertrag aussieht, legen Sie fest.
- Die Verantwortung gegenüber den Behörden. Arbeitgeber bleibt Arbeitgeber, auch wenn die Abrechnung extern läuft.
Steuerliche Gestaltung und Beratung gehören nicht zur Lohnabrechnung. Dafür bleibt Ihr Steuerberater zuständig.
Wie die Zusammenarbeit bei uns aussieht und was sie kostet, steht auf der Seite Lohnbuchhaltung. Für Betriebe ab 100 Mitarbeitern beschreiben wir unser Vorgehen auf der Seite Lohnabrechnung ab 100 Mitarbeitern.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?
Rechtlich keiner, beide sind eine Abrechnung des Arbeitsentgelts. Im Sprachgebrauch steht Lohn für ein Entgelt nach Stunden, Gehalt für einen festen Monatsbetrag. Für die Abrechnung bedeutet Lohn vor allem mehr Daten jeden Monat.
Muss ich jeden Monat eine Abrechnung ausstellen?
Ja, bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts. Die Pflicht entfällt nur, wenn sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert hat (§ 108 Abs. 2 GewO).
Welche Daten braucht ein Lohnbüro von mir jeden Monat?
Geleistete Stunden und Zuschläge, Urlaubs- und Krankheitstage, Ein- und Austritte sowie jede Änderung bei Gehalt, Steuerklasse oder Bankverbindung. Bei Neueinstellungen kommen die Personalstammdaten dazu.
Kann ich nur einen Teil der Lohnabrechnung abgeben?
Ja. Viele Betriebe erfassen Stunden und Abwesenheiten selbst, etwa über eine Zeiterfassung, und geben die eigentliche Abrechnung samt Meldungen ab.
Fazit
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung folgt jeden Monat demselben Ablauf: Daten sammeln, Brutto ermitteln, Abzüge berechnen, melden und zahlen, abrechnen und übergeben. Aufwendig wird sie durch die Termine und die laufenden Änderungen bei Beiträgen und Steuersätzen. Genau diesen Teil kann ein Lohnbüro übernehmen, während die Monatsdaten und die Entscheidungen bei Ihnen bleiben.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.