Finanzbuchhaltung auslagern: Diese Aufgaben können Sie abgeben

Die laufende Finanzbuchhaltung lässt sich fast vollständig auslagern: Belege kontieren und buchen, Bank und Kasse abstimmen, offene Posten überwachen, monatliche Auswertungen erstellen und die Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten. Bei Ihnen bleiben die Belege, die Entscheidungen und die Verantwortung für Ihre Bücher. Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung bleiben beim Steuerberater. Sie können einzelne Bereiche outsourcen oder die Buchhaltung als Ganzes abgeben.

Was ein Buchhaltungsbüro übernehmen darf

Die Grenze zieht das Steuerberatungsgesetz. Das Kontieren von Belegen zählt nicht zu den bloß mechanischen Arbeiten, die jeder übernehmen darf (§ 2 Abs. 3 StBerG). Einem Buchhaltungsbüro erlaubt das Gesetz einen festen Kreis von Tätigkeiten: das Anlegen von Kontenplänen, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Verantwortlich muss eine Person sein, die nach der Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder mit einer gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen praktisch tätig war, mit mindestens 16 Wochenstunden. Fragen Sie danach, bevor Sie einen Dienstleister beauftragen.

Diese Aufgaben können Sie abgeben

Die folgenden Aufgaben gehören zum Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle oder bauen darauf auf.

Belege kontieren und buchen

Das ist der Kern der Finanzbuchhaltung und der übliche Einstieg ins Auslagern: Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden nach Ihrem Kontenrahmen kontiert und gebucht, dazu Gutschriften, Gebühren und Daueraufträge. Am Anfang steht der Kontenplan, den das Büro mit Ihnen anlegt oder vom bisherigen Buchhalter übernimmt. Buchungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen (§ 146 Abs. 1 AO). Ein fester Rhythmus, etwa monatlich, hilft dabei mehr als ein großer Stapel zum Quartalsende.

Bank und Kasse abstimmen

Jede Kontobewegung wird einem Beleg zugeordnet, und was nicht aufgeht, kommt als Rückfrage zu Ihnen. Bei der Kasse gilt: Einnahmen und Ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Das tägliche Aufzeichnen bleibt deshalb bei Ihnen, etwa in einem digitalen Kassenbuch. Das Buchen und Abstimmen kann das Büro übernehmen.

Offene Posten im Blick behalten

Aus der laufenden Buchhaltung ergibt sich, welche Kundenrechnungen noch offen sind und welche Lieferantenrechnungen wann fällig werden. Eine aktuelle Liste offener Posten zeigt Ihnen, wo Geld aussteht und wo Skontofristen laufen. Ob und wie Sie einen Kunden mahnen, entscheiden Sie selbst.

Monatliche Auswertungen

Mit einer aktuellen Buchhaltung bekommen Sie jeden Monat eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sowie Summen- und Saldenlisten. Daran sehen Sie Umsatz, Kosten und Ergebnis, solange Sie noch gegensteuern können, und nicht erst mit dem Jahresabschluss. Was hinter dem Begriff steht, erklärt der Glossareintrag BWA.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Auch die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung darf ein Buchhaltungsbüro übernehmen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Sie lässt sich gut getrennt von der Finanzbuchhaltung abgeben. Wie der Ablauf jeden Monat aussieht, zeigt der Beitrag Lohn- und Gehaltsabrechnung, unser Angebot dazu die Seite Lohnbuchhaltung.

Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten

Kommen die Bücher vollständig und abgestimmt beim Steuerberater an, kann er sich auf Jahresabschluss und Steuererklärungen konzentrieren, statt Belege nachzufordern. Wie sich die Rollen von Steuerberater und Buchhaltungsbüro unterscheiden, zeigt der Vergleich Steuerberater vs. Buchhaltungsbüro.

Was bei Ihnen und beim Steuerberater bleibt

Bei Ihnen bleiben drei Dinge:

• Die Belege. Rechnungen, Kontoauszüge und Kassenaufzeichnungen kommen von Ihnen, am besten digital und zu einem festen Termin.
• Die Entscheidungen. Welche Rechnung Sie bezahlen, wen Sie mahnen und wie Sie investieren, legen Sie fest.
• Die Verantwortung. Wer als Kaufmann Bücher führen muss (§ 238 HGB), bleibt dazu verpflichtet, auch wenn ein Büro die Arbeit erledigt. Dasselbe gilt für Ihre steuerlichen Aufzeichnungspflichten. Dazu gehört die Aufbewahrung: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).

Beim Steuerberater bleiben Jahresabschluss, Steuererklärungen und jede steuerliche Beratung, etwa zur Frage, wie sich eine Anschaffung oder eine Gestaltung steuerlich auswirkt.

Schrittweise auslagern statt alles auf einmal

1. Belege kontieren und buchen abgeben, dazu Bank und Kasse abstimmen.
2. Monatliche Auswertungen dazunehmen, sobald die Buchhaltung aktuell läuft.
3. Die Lohnabrechnung nachziehen, wenn Sie Personal beschäftigen.

Wie ein Wechsel ohne Lücken in den Büchern gelingt, beschreibt der Beitrag Die ideale Übergabe. Wie wir die laufende Buchhaltung übernehmen, steht auf der Seite Buchhaltung auslagern.

Häufige Fragen

Darf ein Buchhaltungsbüro meine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Übermitteln nicht. Das Büro liefert die Zahlen für die Voranmeldung aus der laufenden Buchhaltung, abgegeben wird sie von Ihnen oder Ihrem Steuerberater.

Muss ich alles auf einmal auslagern?

Nein. Die meisten Unternehmen beginnen mit dem Buchen der Belege und nehmen Auswertungen und Lohnabrechnung später dazu.

Welche Unterlagen muss ich liefern?

Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge oder einen Bankzugang, Ihre Kassenaufzeichnungen und Verträge mit laufenden Zahlungen wie Miete, Leasing oder Versicherungen. Bei einem Wechsel kommen Kontenplan und Saldenliste aus der bisherigen Buchhaltung dazu.

Bleibe ich für Fehler verantwortlich?

Ja. Ihre Pflichten zur Buchführung und Ihre steuerlichen Pflichten bleiben bei Ihnen, auch wenn ein Dienstleister bucht. Ein erfahrenes Büro senkt das Risiko von Fehlern, die Verantwortung gegenüber dem Finanzamt nimmt es Ihnen nicht ab.

Fazit

Abgeben können Sie die gesamte laufende Finanzbuchhaltung: kontieren und buchen, Bank und Kasse abstimmen, offene Posten und Auswertungen, auf Wunsch auch die Lohnabrechnung. Bei Ihnen bleiben Belege, Entscheidungen und Verantwortung, beim Steuerberater Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung. Fangen Sie mit dem Buchen an und erweitern Sie von dort. Einen Überblick über alle Beiträge zum Thema gibt der Bereich Buchhaltung auslagern & Mehrwert für Unternehmen.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.