Datenschutz in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung verarbeitet Daten, die zu den empfindlichsten eines Unternehmens gehören: Entgelt, Steuerklasse, Konfession, Krankenkasse, Pfändungen, Fehlzeiten.

Die Rechtsgrundlage steht in § 26 Abs. 1 BDSG: Beschäftigtendaten dürfen verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Erforderlich ist der Maßstab – nicht nützlich. Für besondere Kategorien wie Konfession oder Gesundheitsdaten reicht das allein nicht: Dort kommen Art. 9 DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG hinzu.

Daraus folgen drei praktische Punkte: Zugriff nur für die, die abrechnen; ein verschlüsselter Weg für Entgeltnachweise statt einer offenen E-Mail; und ein Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn ein externes Büro abrechnet. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen des § 147 AO bleiben davon unberührt – Datenschutz und Aufbewahrungspflicht widersprechen sich nicht, sie gelten nebeneinander.