E-Rechnung

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie elektronisch verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Datei enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten (z. B. im XML-Format), die eine automatisierte Weiterverarbeitung in der Buchhaltung ermöglichen. In Deutschland ist das XRechnung-Format der offizielle Standard für den Empfang von E-Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.

Rechtlich ist die E-Rechnung in der EU-Richtlinie 2014/55/EU geregelt, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt. In Deutschland wird sie durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt. Seit dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich elektronisch im XRechnung-Format einzureichen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (§ 14 UStG). Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift dagegen gestaffelt: Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin auf Papier ausgestellt werden – oder, und nur mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie einer PDF-Datei. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt diese Übergangsregel sogar bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen – aber auch dann nicht für alles: § 14 Abs. 2 UStG nimmt die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze aus, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) sowie Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden.